Procedura udostępniania dokumentacji medycznej przez PWOMP

Udostępnianie dokumentacji medycznej pacjenta następuje na podstawie decyzji Dyrektora PWOMP w Białymstoku.

I. Dokumentacja medyczna jest udostępniana:
1. Pacjentowi, którego ta dokumentacja dotyczy za okazaniem dowodu tożsamości: np.: dowód osobisty, paszport.
2. Przedstawicielowi ustawowemu pacjenta za okazaniem odpowiedniego dokumentu:
1) rodzice, Przedstawiciele ustawowi, za okazaniem swojego dowodu osobistego i metryki urodzenia dziecka,
2) opiekunowie ustanowieni przez sąd, za okazaniem stosownego orzeczenia (opieka nad małoletnim, opieka nad niepełnosprawnym lub ubezwłasnowolnionym, kurator itp.),
3. Osobie upoważnionej przez pacjenta w dokumentacji medycznej, za okazaniem dowodu tożsamości: np.: dowód osobisty, paszport,
4. Osobie upoważnionej przez pacjenta na podstawie odrębnego pełnomocnictwa (upoważnienia):
a) z podpisem notarialnie poświadczonym, lub
b) podpisanego w obecności pracownika Sekretariatu PWOMP, który poświadcza fakt złożenia w jego obecności podpisu przez upoważniającego (załącznik nr 2 do procedury).
5. Po śmierci pacjenta dokumentacja medyczna jest udostępniana osobie upoważnionej przez pacjenta za życia w sposób określony w punktach 2-4.

II. Formy udostępniania dokumentacji:
1. Do wglądu w siedzibie podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych :
a) w Centrum Profilaktyczno - Leczniczym w obecności ABI lub osoby upoważnionej przez Dyrektora PWOMP.
2. Poprzez sporządzenie jej wyciągów, odpisów, kopii lub wydruków;
3. Poprzez wydanie oryginału na podstawie „ Wniosku o wydanie oryginału dokumentacji medycznej” (wzór – załącznik nr 4 do niniejszej procedury) za pokwitowaniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, jeżeli uprawniony organ władzy publicznej lub sądy powszechne, a także w przypadku gdy zwłoka w wydaniu dokumentacji mogłaby spowodować zagrożenie życia lub zdrowia pacjenta żąda udostępnienia oryginałów tej dokumentacji. Przed wydaniem oryginału dokumentacji należy wykonać jej kopię, która pozostaje w archiwum.
4. Za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
5. Na informatycznym nośniku danych.

III. Zasady udostępniania dokumentacji medycznej osobom fizycznym
1. Uzyskanie wglądu do dokumentacji medycznej odbywa się na podstawie podania złożonego przez pacjenta, jego przedstawiciela ustawowego lub osoby przez niego upoważnionej (w sposób opisany w pkt. I pkt 1-5), „Wniosek o wgląd do dokumentacji medycznej” (wzór - załącznik nr 3 do niniejszej procedury).
2. Umożliwienie wglądu będzie przygotowane w terminie 7 dni od daty złożenia wniosku, dzień i miejsce proszę ustalić w rozmowie telefonicznej z pracownikiem Centrum Profilaktyczno – Leczniczego.
3. W celu uzyskania wyciągu, odpisu, wydruku lub kopii dokumentacji medycznej pacjent, jego przedstawiciel ustawowy lub osoba upoważniona przez niego (w sposób opisany w pkt. I pkt. 2-5), składa pisemny „Wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej” (wzór - załącznik nr 1 do niniejszej procedury).
4. Wzór wniosku można pobrać:
a) w sekretariacie
b) w rejestracji przychodni
c) na stronie internetowej PWOMP w Białymstoku
5. W przypadku odbioru dokumentacji przez osobę upoważnioną, która nie jest wskazana w dokumentacji PWOMP, należy złożyć dodatkowo upoważnienie do wydania dokumentacji medycznej (załącznik nr 2 do procedury).
6. Wnioski można składać od poniedziałku do piątku, w dni robocze w Sekretariacie PWOMP w godz. 7:25 – 15:00 , przesłać listownie na adres PWOMP lub przesłać na adres e-mail: pwomp@pwomp.wrotapodlasia.pl.
7. Wydanie dokumentacji medycznej nastąpi w terminie do 14 dni od daty złożenia wniosku.
8. Odbiór wyciągu, odpisu, wydruku lub kopii dokumentacji medycznej jest możliwy w godz. 7:25 – 15:00 od poniedziałku do piątku, w dni robocze w Centrum Profilaktyczno – Leczniczym.
9. Wydanie kopii dokumentacji medycznej musi być potwierdzone podpisem wydającego i odbierającego oraz datą wydania na złożonym wniosku, a wniosek ma być dołączony do dokumentacji medycznej pacjenta.
10. Dokumentacja może też być przesłana pocztą (przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru) na wskazany adres:
a) osobom fizycznym, o których koszt przesyłki i opłata za kserokopie dokumentacji pobierana jest za zaliczeniem pocztowym w momencie odbioru przesyłki w wysokości wskazanej w fakturze przesłanej wraz z dokumentacją (wg obowiązujących przepisów – przesyłka pobraniowa). Opłacenie przesyłki jest równoznaczne z zapłatą za fakturę, znajdującą się w kopercie;
b) instytucjom, od których opłata za kserokopie dokumentacji medycznej oraz opłata z tytułu kosztów przesyłki wskazana jest w fakturze, płatnej w terminie 14 dni (list polecony). Faktura przesłana jest wraz z dokumentacją.
11. Dokumentacja wysyłana pocztą jest zapakowana w dwie koperty. Koperta wewnętrzna jest opatrzona napisem „DOKUMENTACJA MEDYCZNA”, w kopercie zewnętrznej znajduje się faktura za wykonanie kserokopii.

IV. Udostępnianie dokumentacji organom i podmiotom uprawnionym
1. Udostępnianie dokumentacji medycznej pacjenta, organom i podmiotom uprawnionym wskazanym w art. 26 ust. 3, 3a i 4 ustawy z dnia 06 listopada 2008 roku o prawa cha pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz. U. 2016.186 j.t.), następuje na podstawie decyzji Dyrektora PWOMP w Białymstoku.
2. Dokumentacja medyczna może być udostępniona także szkole wyższej lub jednostce badawczo-rozwojowej do wykorzystania dla celów naukowych, bez ujawniania nazwiska i innych danych umożliwiających identyfikację osoby, której dokumentacja dotyczy.

V. Zasady odpłatności za sporządzenie wyciągu, odpisu, wydruków lub kopii dokumentacji medycznej.
1. Za udostępnianie dokumentacji medycznej w formie wyciągów, odpisów, wydruków lub kopii PWOMP pobiera opłatę. Wysokość odpłatności określa art. 28 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 23 marca 2017 roku o zmianie ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz niektórych innych ustaw. Podstawę wyliczenia kwoty odpłatności jest publikowana przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego wysokość przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale.
2. Maksymalna wysokość opłaty za:
1) jedną stronę wyciągu albo odpisu dokumentacji medycznej – nie może przekraczać 0,002,
2) jedną stronę kopii albo wydruku dokumentacji medycznej – nie może przekraczać 0,00007,
3) udostępnienie dokumentacji medycznej na informatycznym nośniku danych – nie może przekraczać 0,0004
– przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” na podstawie art. 20 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 887, z późn. zm.7)), począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło ogłoszenie.
3. Wysokość opłaty, o której mowa w ust. 4, uwzględnia podatek od towarów i usług, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów usługa jest opodatkowana tym podatkiem.
4. Nie pobiera się opłat za wydruki udostępnionej dokumentacji medycznej od:
a) Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych w sprawach świadczeń z ubezpieczeń społecznych
b) Organom rentowym i osobom zainteresowanym w sprawach świadczeń z ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
c) W związku z postępowaniem przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych .W tym przypadku na wniosku o wydanie dokumentacji medycznej trzeba wyraźnie to zaznaczyć i okazać dokument potwierdzający.
5. Przy osobistym odbiorze kopii dokumentacji medycznej opłatę należy uregulować w kasie PWOMP w godzinach 7:30 – 15:00 . Na żądanie wnioskodawcy kasa wystawia fakturę (wzór – załącznik nr 5 do niniejszej procedury).
6. ABI prowadzi wykaz zawierający następujące informacje dotyczące udostępnianej dokumentacji medycznej:
1) imię (imiona) i nazwisko pacjenta, którego dotyczy dokumentacja medyczna;
2) sposób udostępnienia dokumentacji medycznej;
3) zakres udostępnionej dokumentacji medycznej;
4) imię (imiona) i nazwisko osoby innej niż pacjent, której została udostępniona dokumentacja medyczna, a w przypadkach, o których mowa w art. 26 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 06 listopada 2008 roku o prawa cha pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz. U. 2016.186 j.t.), także nazwę uprawnionego organu lub podmiotu;
5) imię (imiona) i nazwisko oraz podpis osoby, która udostępniła dokumentację medyczną;
6) datę udostępnienia dokumentacji medycznej.